Ben jij als secretaresse, office manager of business owner degene die elke meetronde enquêtes verstuurt, antwoorden verzamelt, Excel bijwerkt en rapporten opstelt? Dan weet je hoeveel tijd dat kost en hoe weinig het bijdraagt aan het werk dat er echt toe doet.
Voor een coaching- en adviesorganisatie in Noord-Holland was dit herkenbaar. Totdat we het anders inrichtten.
Kort samengevat
Een coaching- en adviesorganisatie gebruikte het systeem voor terugkerende enquêtes, onder andere voor een traject met ongeveer 110 deelnemers.
Per deelnemer kostte de verwerking naar schatting 15 tot 20 minuten handmatig werk opgeteld al snel tussen de 25 en 35 uur per meetronde.
Door Microsoft Forms, SharePoint, Excel, Word en Power Automate slim te combineren, worden formulieren nu automatisch verstuurd, antwoorden centraal opgeslagen, dashboards bijgewerkt en rapporten gegenereerd. De oplossing wordt inmiddels ook ingezet voor andere klanten en individuele trajecten.
Wat er speelde
De organisatie begeleidt deelnemers in ontwikkeltrajecten. Onderdeel daarvan zijn terugkerende meetmomenten: hoe staat iemand ervoor, wat is er veranderd, wat zijn de vervolgstappen?
Het probleem zat niet in de vragen zelf, maar in alles eromheen. Elke ronde bestond uit veel losse handelingen: deelnemers mailen, formulieren versturen, antwoorden verzamelen, gegevens overnemen in Excel, controleren of alles compleet is, en rapporten opstellen.
Dat moest elke meetronde opnieuw. Bij 110 deelnemers en naar schatting 15 tot 20 minuten verwerking per deelnemer liep dat op naar tussen de 25 en 35 uur handmatig werk per ronde. Werk dat belangrijk is, maar weinig waarde toevoegt als iemand het steeds handmatig moet blijven doen.
Tussen de 25 en 35 uur minder handmatig werk per ronde betekent direct minder kosten, of meer ruimte voor werk dat er echt toe doet.
De oplossing: Microsoft 365 als geïntegreerd systeem
De tools waren al aanwezig. Microsoft 365 was in gebruik, maar de onderdelen werkten nog los van elkaar. Door Microsoft Forms, SharePoint, Excel, Word en Power Automate met elkaar te verbinden, is het proces ingericht als één gestroomlijnde werkwijze van uitnodiging tot rapportage.
1. Centraal versturen via Microsoft Forms
Deelnemers ontvangen automatisch een uitnodiging met hun persoonlijke formulierlink. Geen PDF-bijlagen meer, geen handmatig mailtje per persoon.
Heeft iemand nog niet ingevuld? Dan gaat er automatisch een herinneringsmail uit. Na invullen ontvangen deelnemers automatisch een bedankbericht.
Microsoft Forms werkt zowel intern (voor medewerkers) als extern (voor klanten of deelnemers buiten de organisatie).
2. Antwoorden direct opgeslagen in SharePoint
Zodra iemand het formulier invult, worden de antwoorden automatisch opgeslagen in een gestructureerde SharePoint-lijst. Geen losse Excelbestanden, geen copy-pastewerk.
3. Automatisch dashboard in Excel
Power Automate verwerkt de antwoorden richting een Excel-dashboard. Resultaten zijn direct inzichtelijk, per deelnemer en per groep altijd actueel, zonder dat iemand er handmatig iets aan hoeft te doen.
4. Automatisch gegenereerd Word-rapport
Op basis van de ingevulde gegevens wordt automatisch een Word-rapport aangemaakt. Klaar om te controleren, aan te passen waar nodig en te delen met de deelnemer of opdrachtgever.
Wat het oplevert
- Naar schatting 25 tot 35 uur minder handmatig werk per meetronde
- Minder kans op fouten door overtypen of kopiëren
- Alles centraal op één plek, altijd actueel
- Schaalbaar voor terugkerende meetmomenten
- Minder afhankelijkheid van één persoon die het proces kent
- Meer tijd voor begeleiding, analyse en opvolging
De oplossing was binnen twee week gerealiseerd. Niet als groot IT-project, maar als praktische verbetering van een bestaand werkproces met tools die de organisatie al in huis had.
Voor wie is dit interessant?
Dit soort opzet is niet alleen bruikbaar voor coachingstrajecten.
Vergelijkbare processen zie je terug bij:
- Secretaresses en officemanagers die vragenlijsten, formulieren en rapportages coördineren en elke ronde dezelfde stappen herhalen.
- HR-afdelingen die medewerkerstevredenheidsonderzoeken, exitgesprekken of ontwikkelgesprekken verwerken.
- Opleiders en trainers die evaluaties en leerresultaten bijhouden.
- Adviesbureaus die klantinformatie, scans of intakeformulieren verwerken
- Installatiebedrijven die vooraf klantgegevens ophalen, denk aan een intakeformulier waarmee klanten adres, situatie en foto’s aanleveren vóór een servicemoment.
- Servicebedrijven die klanttevredenheid meten.
- Inspectie- en auditteams die bevindingen vastleggen en rapporteren.
De basis is steeds hetzelfde: gegevens komen binnen via een formulier, worden centraal opgeslagen, verwerkt in een overzicht en daarna gebruikt voor een rapport, opvolging of besluitvorming.
De techniek kort uitgelegd
De oplossing combineert de volgende Microsoft 365-onderdelen:
- Microsoft Forms — als digitaal formulier, intern of extern in te zetten.
- Power Automate — als verbindende laag die alles automatisch laat lopen.
- SharePoint — als centrale opslagplek voor de antwoorden.
- Excel — als dashboard voor overzicht en analyse.
- Word — voor het automatisch genereren van rapporten.
De oplossing is zo veel mogelijk gebouwd op licenties die de organisatie al had. Alles draait binnen de eigen, beveiligde Microsoftomgeving — data blijft binnen de organisatie, zonder koppelingen naar externe diensten of derde partijen.
Herken je dit in jouw organisatie?
Werkt jouw team ook met periodieke enquêtes, vragenlijsten, evaluaties of rapportages die veel administratieve tijd kosten?
Wil je weten welke stappen in jouw situatie geautomatiseerd kunnen worden?
Plan een vrijblijvende kennismaking. Dan kijken we samen waar de meeste tijd verloren gaat en wat er praktisch mogelijk is.
Veelgestelde vragen
Kun je het verwerken van enquêtes en rapportages volledig automatiseren met Microsoft 365? Ja. Als je organisatie al met Microsoft 365 werkt, liggen de tools er al. Je kunt het hele proces van de uitnodiging versturen tot het opslaan van de antwoorden en het genereren van een kant-en-klaar Word-rapport volledig achter de schermen laten verlopen zonder handmatig copy-paste werk.
Zitten hier extra licentiekosten aan vast voor mijn bedrijf? Nee, in de meeste gevallen niet. Wij bouwen deze oplossingen op de licenties die je waarschijnlijk al hebt (zoals Microsoft 365 Business Standard of Premium). Je hoeft dus geen dure, externe softwarepakketten of extra abonnementen af te sluiten om dit voor je te laten werken.
Is Microsoft Forms veilig te gebruiken voor externe klanten en AVG-gevoelige data? Ja, dit is juist een groot voordeel. Omdat alles binnen je eigen, beveiligde Microsoft-omgeving van de organisatie blijft, verlaat de data je bedrijf niet.
Je hebt geen AVG-risico’s met externe partijen of losse tooltjes, en klanten kunnen de formulieren simpel invullen zonder in te loggen.
Hoe weet ik of een bedrijfsproces binnen onze backoffice geschikt is voor automatisering? De beste vuistregel: kost een periodieke taak (zoals evaluaties, urenbriefjes of hr-formulieren) je team elke week of maand een paar uur aan administratie en Excel-lijstjes bijwerken? Dan is het nagenoeg altijd rendabel om dit te automatiseren. Het heft de administratieve bottleneck op en voorkomt menselijke fouten.
Hoeveel impact heeft de inrichting hiervan op onze dagelijkse werkzaamheden? Minimaal. Omdat we gebruikmaken van je bestaande Microsoft-omgeving, hoeft er geen nieuwe software geïnstalleerd te worden. Na een korte inventarisatie richten we de workflow op de achtergrond voor je in. Een gemiddeld proces is binnen een week operationeel, inclusief een korte uitleg voor de organisatie.